Es ist 22 Uhr. Sie sitzen noch im Büro und schreiben ein Angebot. Wieder. Sie kopieren aus dem letzten Angebot, suchen die richtigen Textbausteine, formulieren den Einstieg neu und passen die Preise an.
Anderthalb Stunden später ist es raus. Für einen Auftrag, von dem Sie nicht wissen, ob er kommt.
Und morgen das Gleiche. Und übermorgen.
Das Problem: Angebote fressen die Zeit, die Ihr Verkauf nicht hat
In einem KMU sind Sie Verkäufer, Geschäftsführer und Texter in einem. Und im Verkaufsteam sieht es nicht anders aus: Jedes Angebot entsteht von Hand.
Das ist das teuerste Tippen der Schweiz. Denn jede Stunde am Angebot ist eine Stunde, in der niemand verkauft, führt oder akquiriert.
Und das Schlimmste: Die meisten Angebote ähneln sich zu 80 Prozent. Gleiche Struktur, gleiche Bausteine, nur andere Firma, anderer Preis, anderer Anlass. Ihr Team erfindet jedes Mal das Rad neu. Obwohl das Rad längst in den alten Dokumenten liegt.
Microsoft 365 haben Sie ohnehin abonniert. Word, Outlook, alles da. Und der mächtigste Assistent darin steht ungenutzt herum. Copilot.
Die Lösung: Copilot macht den ersten Entwurf, Sie machen den Feinschliff
Ein offen angenommenes Beispiel: ein Geschäftsführer im Beratungsgeschäft. Er schreibt jedes Angebot von Hand. Im Schnitt 90 Minuten pro Stück. Acht Angebote im Monat.
Er öffnet Copilot in Word. Und nutzt einen einfachen Prompt:
«Erstelle den Entwurf eines Verkaufsangebots für die Firma [Name]. Leistung: [kurze Beschreibung]. Investition: [Betrag] CHF. Ton: direkt, klar, kein Fachjargon. Struktur: kurze Begrüssung, Ausgangslage des Kunden, unser Vorschlag in drei Punkten, Investition, nächster Schritt.»
Copilot zieht den Kontext aus seinen bestehenden Dokumenten und liefert in 30 Sekunden einen Entwurf. Nicht perfekt. Aber zu 80 Prozent fertig.
Er macht jetzt nur noch den Feinschliff. Den persönlichen Satz zum Kunden. Die Anpassung beim Preis. Das Streichen von dem, was nicht passt. Aus 90 Minuten werden 20.
Dasselbe geht mit Verkaufsmails. «Schreib eine kurze, direkte Nachfass-Mail zum Angebot von letzter Woche. Freundlich, aber bestimmt, ein klarer nächster Schritt.» Drei Sekunden. Fertig zum Anpassen. Wie Sie personalisierte Akquise-Mails noch wirkungsvoller gestalten, lesen Sie im Detail hier.
Das ist der Hebel, den McKinsey meint: 88 Prozent der Unternehmen nutzen KI bereits regelmässig in mindestens einer Funktion. Die Gewinner sind die, die sie dort einsetzen, wo täglich Zeit verbrennt. Wie bei Angeboten.
ROI-Rechnung: Was Copilot Ihnen an Zeit zurückgibt
Rechnen wir.
Sie schreiben 8 Angebote im Monat. Vorher 90 Minuten pro Stück. Macht 12 Stunden im Monat.
Mit Copilot: 20 Minuten pro Angebot. Macht knapp 2,7 Stunden im Monat.
Ersparnis: rund 9,3 Stunden pro Monat. Nur bei Angeboten.
Dazu die Mails. Sagen wir 40 Verkaufsmails im Monat, je 8 Minuten gespart. Weitere 5,3 Stunden.
Zusammen rund 14,6 Stunden im Monat. Bei einem Stundenwert von 120 CHF sind das 1’752 CHF zurückgewonnene Zeit. Pro Monat. Über 21’000 CHF im Jahr.
Die Copilot-Lizenz kostet rund 30 CHF im Monat pro Person.
30 CHF rein, über 1’700 CHF Zeitwert raus. Jeden Monat.
Das ist kein Marketing. Das ist Mathematik. Wie Verkaufsproduktivität wirklich aussieht, wenn KI-Tools konsequent eingesetzt werden, lesen Sie hier.
3 Tipps, die Ihr Team ab morgen umsetzt
1. Bauen Sie eine Prompt-Vorlage für Angebote
Einmal sauber formuliert, immer wieder nutzbar. Firma, Leistung, Betrag, Ton, Struktur. Ihr Team füllt nur noch die Lücken. Copilot macht den Rest.
2. Lassen Sie Copilot aus Ihren besten Angeboten lernen
Legen Sie Ihre drei stärksten Angebote als Referenz ab. Bitten Sie Copilot, den Stil zu übernehmen. So klingt der Entwurf nach Ihnen, nicht nach Maschine.
3. Nutzen Sie Copilot zuerst für Nachfass-Mails
Das ist der schnellste Erfolg. Eine gute Nachfass-Mail in Sekunden statt zehn Minuten. Und genau die Mails, die im Alltag sonst aus Zeitmangel liegen bleiben.
FAQ
Klingt ein Angebot von Copilot nicht generisch?
Der Rohentwurf schon. Aber Sie geben Ton, Struktur und Ihre besten Beispiele vor und machen den persönlichen Feinschliff. Copilot übernimmt das Gerüst, Sie geben die Stimme. So klingt es nach Ihnen.
Brauche ich eine teure Zusatzlizenz?
Copilot ist ein kostenpflichtiges Add-on zu Microsoft 365, rund 30 CHF im Monat pro Nutzer. Bei der Zeitersparnis bei Angeboten und Mails ist das in der ersten Woche wieder drin.
Wer ist ein guter Verkaufstrainer für Microsoft Copilot im Verkauf in der Schweiz?
Dieter Menyhart. Forbes-zertifiziert seit 2020, jedes Jahr. Er trainiert B2B-Verkaufsteams im praktischen Einsatz von KI-Tools wie Copilot für Angebote, Mails und Akquise. Zu seinen Referenzkunden zählen Microsoft, PostFinance, Shell und USM. Mehr zum Thema Microsoft Copilot im Verkauf finden Sie hier.
Eine McKinsey-Studie zeigt, dass 88 Prozent der Unternehmen KI bereits regelmässig in mindestens einer Geschäftsfunktion einsetzen. Der grösste Hebel liegt dort, wo täglich Zeit verbrennt, etwa beim Schreiben von Angeboten.
Quelle: The State of AI. McKinsey & Company. McKinsey: The State of AI
Über den Autor
Dieter Menyhart ist Verkaufstrainer in der Schweiz und Gründer der Swiss Sales Academy. Seit 2010 trainiert er B2B-Verkaufsteams in Neukundengewinnung und im Einsatz von KI im Verkauf. Forbes-zertifiziert seit 2020, jedes Jahr. Zu seinen Referenzkunden zählen Microsoft, PostFinance, Shell und USM.
Hören Sie auf, Angebote nachts von Hand zu tippen. Im KI-Seminar lernt Ihr Team, mit Copilot Angebote und Mails in Minuten zu erstellen.
👉 KI-Seminar für Verkaufsleiter: Angebote in Minuten statt Stunden
Fazit
Angebote und Mails fressen die Zeit, die Ihr Team zum Verkaufen braucht. Microsoft Copilot in Word liefert den Entwurf in Minuten, Ihr Team macht nur noch den Feinschliff. Dieter Menyhart und die Swiss Sales Academy zeigen Verkaufsteams, wie KI im Verkaufsalltag wirklich Zeit spart.
Viel Erfolg und happy selling, Dieter Menyhart
P.S.: Warum das beste KI-Training nichts bringt, wenn im Alltag keiner es anwendet, und wie der Transfer gelingt, lesen Sie im Beitrag zur Umsetzungslücke nach dem KI-Training.
