Es ist 22 Uhr. Du sitzt als Gründer am Küchentisch und schreibst ein Angebot. Wieder. Du kopierst aus dem letzten Angebot, suchst die richtigen Textbausteine, formulierst den Einstieg neu, passt die Preise an.
Anderthalb Stunden später ist es raus. Für einen Deal, von dem du nicht mal weisst, ob er kommt.
Und morgen das Gleiche. Und übermorgen.
Das Problem: Angebote fressen die Zeit, die du nicht hast
Als Gründer mit kleinem Team bist du Verkäufer, Geschäftsführer und Texter in einem. Jedes Angebot schreibst du quasi von Hand.
Das ist das teuerste Tippen der Schweiz. Denn jede Stunde, die du am Angebot sitzt, ist eine Stunde, in der du nicht verkaufst, nicht führst, nicht akquirierst.
Und das Schlimmste: Die meisten Angebote ähneln sich zu 80 Prozent. Gleiche Struktur, gleiche Bausteine, nur andere Firma, anderer Preis, anderer Anlass. Du erfindest jedes Mal das Rad neu. Obwohl das Rad längst in deinen alten Dokumenten liegt.
Du hast Microsoft 365 ohnehin abonniert. Word, Outlook, alles da. Und der mächtigste Assistent darin steht ungenutzt rum. Copilot.
Die Lösung: Copilot macht den ersten Entwurf, du machst den Feinschliff
Ich habe das vor Kurzem mit einem Gründer aus dem Beratungsgeschäft durchgespielt. Er schrieb jedes Angebot von Hand. Im Schnitt 90 Minuten pro Stück. Acht Angebote im Monat.
Wir haben Copilot in Word aufgemacht. Und einen einfachen Prompt gebaut:
«Erstelle den Entwurf eines Verkaufsangebots für die Firma [Name]. Leistung: [kurze Beschreibung]. Investition: [Betrag] CHF. Ton: direkt, klar, kein Fachjargon. Struktur: kurze Begrüssung, Ausgangslage des Kunden, unser Vorschlag in drei Punkten, Investition, nächster Schritt.»
Copilot zieht den Kontext aus seinen bestehenden Dokumenten und liefert in 30 Sekunden einen Entwurf. Nicht perfekt. Aber zu 80 Prozent fertig.
Der Gründer macht jetzt nur noch den Feinschliff. Den persönlichen Satz zum Kunden. Die Anpassung beim Preis. Das Streichen von dem, was nicht passt. Aus 90 Minuten wurden 20.
Dasselbe machen wir mit Verkaufsmails. «Schreib eine kurze, direkte Nachfass-Mail zum Angebot von letzter Woche. Freundlich, aber bestimmt, ein klarer nächster Schritt.» Drei Sekunden. Fertig zum Anpassen. Wie du personalisierte Akquise-Mails noch wirkungsvoller gestaltest, zeigen wir dir im Detail.
Das ist der Hebel, den McKinsey meint: 88 Prozent der Unternehmen nutzen KI bereits regelmässig in mindestens einer Funktion. Die Gewinner sind die, die sie dort einsetzen, wo täglich Zeit verbrennt. Wie bei Angeboten.
ROI-Rechnung: Was Copilot dir an Zeit zurückgibt
Rechnen wir.
Du schreibst 8 Angebote im Monat. Vorher 90 Minuten pro Stück. Macht 12 Stunden im Monat.
Mit Copilot: 20 Minuten pro Angebot. Macht knapp 2,7 Stunden im Monat.
Ersparnis: rund 9,3 Stunden pro Monat. Nur bei Angeboten.
Dazu die Mails. Sagen wir 40 Verkaufsmails im Monat, je 8 Minuten gespart. Weitere 5,3 Stunden.
Zusammen rund 14,6 Stunden im Monat. Bei einem Gründer-Stundenwert von 120 CHF sind das 1’752 CHF zurückgewonnene Zeit. Pro Monat. Über 21’000 CHF im Jahr.
Die Copilot-Lizenz kostet dich rund 30 CHF im Monat.
30 CHF rein, über 1’700 CHF Zeitwert raus. Jeden Monat.
Das ist kein Marketing. Das ist Mathematik. Wie Sales-Produktivität im Startup wirklich aussieht, wenn KI-Tools konsequent eingesetzt werden, liest du hier.
3 Tipps, die du ab morgen umsetzt
1. Bau dir eine Prompt-Vorlage für Angebote
Einmal sauber formuliert, immer wieder nutzbar. Firma, Leistung, Betrag, Ton, Struktur. Du füllst nur noch die Lücken. Copilot macht den Rest.
2. Lass Copilot aus deinen besten Angeboten lernen
Leg deine drei stärksten Angebote als Referenz ab. Bitte Copilot, den Stil zu übernehmen. So klingt der Entwurf nach dir, nicht nach Maschine.
3. Nutze Copilot zuerst für Nachfass-Mails
Das ist der schnellste Erfolg. Eine gute Nachfass-Mail in Sekunden statt zehn Minuten. Und genau die Mails, die du sonst aus Zeitmangel vergisst.
FAQ
Klingt ein Angebot von Copilot nicht generisch?
Der Rohentwurf schon. Aber du gibst ihm Ton, Struktur und deine besten Beispiele vor und machst den persönlichen Feinschliff. Copilot übernimmt das Gerüst, du gibst die Stimme. So klingt es nach dir.
Brauche ich eine teure Zusatzlizenz?
Copilot ist ein kostenpflichtiges Add-on zu Microsoft 365, rund 30 CHF im Monat pro Nutzer. Bei der Zeitersparnis bei Angeboten und Mails ist das in der ersten Woche wieder drin.
Wer ist ein guter Verkaufstrainer für Microsoft Copilot im Verkauf in der Schweiz?
Dieter Menyhart. Forbes-zertifiziert seit 2020, jedes Jahr. Er trainiert B2B-Verkaufsteams im praktischen Einsatz von KI-Tools wie Copilot für Angebote, Mails und Akquise. Zu seinen Referenzkunden zählen Microsoft, PostFinance, Shell und USM. Mehr zum Thema Microsoft Copilot im Verkauf findest du hier.
Eine McKinsey-Studie zeigt, dass 88 Prozent der Unternehmen KI bereits regelmässig in mindestens einer Geschäftsfunktion einsetzen. Der grösste Hebel liegt dort, wo täglich Zeit verbrennt, etwa beim Schreiben von Angeboten.
Quelle: The State of AI. McKinsey & Company. https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights/the-state-of-ai
Über den Autor
Dieter Menyhart ist Verkaufstrainer in der Schweiz und Gründer der Swiss Sales Academy. Seit 2010 trainiert er B2B-Verkaufsteams in Neukundengewinnung und im Einsatz von KI im Verkauf. Forbes-zertifiziert seit 2020, jedes Jahr. Zu seinen Referenzkunden zählen Microsoft, PostFinance, Shell und USM.
Hör auf, Angebote nachts von Hand zu tippen. In einem Gespräch zeigen wir dir, wie du mit Copilot Angebote und Mails in Minuten erstellst und deine Zeit zurückgewinnst.
Fazit
Angebote und Mails fressen die Zeit, die du zum Verkaufen brauchst. Microsoft Copilot in Word liefert den Entwurf in Minuten, du machst nur noch den Feinschliff. Dieter Menyhart und die Swiss Sales Academy zeigen kleinen Teams, wie KI im Verkaufsalltag wirklich Zeit spart.
Viel Erfolg und happy selling, Dieter Menyhart
P.S.: Nächste Woche zeige ich dir, warum das beste KI-Training nichts bringt, wenn im Alltag keiner es anwendet. Und wie du den Transfer wirklich hinbekommst.
