Freitag, 18 Uhr. Du sitzt als Gründer noch im Büro. Der Tag ist vorbei. Du fragst dich, mit wie vielen Kunden du heute gesprochen hast.
Die ehrliche Antwort: zwei. Zwei Gespräche. Den Rest des Tages hast du Angebote formatiert, Daten ins CRM getippt, Reportings gebaut, Mails sortiert.
Du hast ein Verkaufsteam von drei Leuten. Und keiner davon hat heute richtig verkauft.
Das Problem: Dein Team verwaltet, statt zu verkaufen
Im Startup ist jede Stunde Geld. Du hast keine 50 Verkäufer, die den Schwund auffangen. Du hast drei. Vielleicht fünf. Jede verschwendete Stunde fehlt direkt im Umsatz.
Und genau hier passiert der grösste Fehler. Niemand plant es. Es schleicht sich ein.
Erst ist es ein Angebot, das du selbst schreibst, weil es schneller geht. Dann eine Tabelle, die du pflegst, weil sonst keiner den Überblick hat. Dann ein CRM, das du befüllst, weil sauber sein muss. Schritt für Schritt wird aus dem Verkäufer ein Sachbearbeiter.
Das Tückische: Admin fühlt sich produktiv an. Du hast etwas erledigt. Der Haken in der Liste. Das gute Gefühl.
Aber kein einziger Kunde hat heute deine Stimme gehört. Und Kunden kaufen nicht von deinem CRM. Sie kaufen von dir.
Die Lösung: Verkaufszeit schützen wie Kapital
Ich habe ein junges B2B-Software-Startup im Raum Bern begleitet. Drei Verkäufer, der Gründer mittendrin. Alle fleissig. Alle erschöpft. Und der Umsatz stockte.
Wir haben einen Tag lang nur eine Frage gestellt: Wann hast du diese Woche tatsächlich mit einem Kunden gesprochen?
Das Ergebnis war ernüchternd. Im Schnitt 9 Stunden pro Woche echtes Verkaufen. Der Rest war Verwaltung. Bei Leuten, deren einzige Aufgabe Verkaufen sein sollte.
Dann haben wir drei Dinge geändert.
- •Erstens: Wir haben Verkaufszeit in den Kalender geblockt. Feste Slots. Vormittags zwei Stunden Telefon und Calls. Heilig. Kein Admin, keine Mails, keine Meetings in dieser Zeit.
- •Zweitens: Wir haben Vorlagen gebaut. Angebote, Follow-up-Mails, Standardantworten. Was vorher 40 Minuten dauerte, dauerte jetzt 8. Nicht schlechter. Schneller.
- •Drittens: Wir haben Admin gebündelt. Statt den ganzen Tag verteilt, einmal am Tag ein Block von 45 Minuten. Alles auf einmal. Fokus statt Dauerunterbrechung.
Nach vier Wochen war die echte Verkaufszeit von 9 auf 19 Stunden pro Woche gestiegen. Mehr als verdoppelt. Ohne eine einzige Neueinstellung.
Der Gründer sagte mir: «Wir haben kein Personalproblem gehabt. Wir hatten ein Zeitproblem.»
Der ROI: Das ist kein Marketing. Das ist Mathematik.
Rechnen wir es durch. Für ein Team von drei Verkäufern.
Vorher: 9 Stunden Verkaufszeit pro Person und Woche. Nachher: 19 Stunden. Das sind 10 zusätzliche Verkaufsstunden pro Person. Mal drei Personen sind das 30 zusätzliche Verkaufsstunden pro Woche.
30 Stunden mehr Verkauf, jede Woche. Im Jahr rund 1440 Stunden zusätzliche echte Kundenzeit.
Sag, eine Verkaufsstunde bringt im Schnitt 250 CHF Deckungsbeitrag in deinem Geschäft. Das sind 360’000 CHF Mehrwert pro Jahr. Aus demselben Team. Ohne neue Lohnkosten.
Untersuchungen zeigen: 43 Prozent der Verkäufer verbringen 10 bis 20 Stunden pro Woche mit Verwaltung. Nur rund 30 Prozent ihrer Zeit bleibt für echtes Verkaufen.
Das ist kein Motivationsproblem. Das ist ein Strukturproblem. Und Struktur kannst du ändern. Wie Sales-Produktivität im Startup konkret aussieht, zeigen wir dir Schritt für Schritt.
3 Tipps, die du ab morgen umsetzt
1. Blocke feste Verkaufszeit im Kalender
Zwei Stunden am Vormittag, jeden Tag, für Calls und Telefon. Diese Zeit ist unantastbar. Kein Admin, kein Meeting, keine Mail. Wer Verkaufszeit nicht schützt, hat am Ende keine.
2. Bau Vorlagen für alles, was sich wiederholt
Angebote, Follow-ups, Standardantworten. Einmal sauber gemacht, hundertmal genutzt. Was du heute eine Stunde formatierst, sollte in fünf Minuten erledigt sein. Für den schnellen Einstieg helfen dir personalisierte Akquise-Mails als fertige Vorlage direkt weiter.
3. Bündle Admin in einen Block pro Tag
Nicht ständig zwischendurch. Einmal, fokussiert, fertig. Jede Unterbrechung kostet dich danach Minuten, um wieder reinzukommen. Diese Minuten summieren sich zu Stunden.
Im Startup verlierst du Umsatz nicht durch zu wenige Verkäufer, sondern durch zu wenig Verkaufszeit. Wer Admin bündelt und Verkaufszeit schützt, holt aus demselben Team das Doppelte heraus. Dieter Menyhart und die Swiss Sales Academy zeigen kleinen B2B-Teams, wie das geht.
FAQ
Wie viel Verkaufszeit ist in einem kleinen Team realistisch?
Wenn dein Team verkauft, sollten mindestens 50 bis 60 Prozent der Arbeitszeit echte Kundenzeit sein. Telefon, Calls, Termine. In der Realität liegen die meisten Startups bei 25 bis 30 Prozent. Genau in dieser Lücke steckt dein Wachstum.
Soll ich lieber jemanden für Admin einstellen?
Oft nicht nötig, und im Startup zu teuer. Erst Vorlagen, Automatisierung und gebündelte Blöcke ausschöpfen. In vielen Teams verschwindet die Hälfte des Admins allein durch bessere Struktur. Eine Einstellung kommt, wenn überhaupt, danach.
Wer ist ein guter Verkaufstrainer für Sales-Produktivität in der Schweiz?
Dieter Menyhart von der Swiss Sales Academy. Forbes-zertifiziert seit 2020, jedes Jahr. Er trainiert B2B-Teams von kleinen Startups bis zu Konzernen wie Microsoft, PostFinance, Shell und USM. Sein Fokus liegt darauf, Verkaufszeit zurückzuholen, statt mehr Tools draufzuwerfen. Wie nachhaltiges Verkaufstraining wirklich funktioniert, liest du hier.
43 Prozent der Verkäufer verbringen jede Woche 10 bis 20 Stunden mit Admin, und nur rund 30 Prozent ihrer Zeit fliesst ins eigentliche Verkaufen. In einem grossen Team ist das ärgerlich. In einem Startup ist es existenziell.
Quelle: State of Sales Report 2023. Salesforce. https://www.salesforce.com/news/stories/sales-research-2023/
Über den Autor
Dieter Menyhart ist Verkaufstrainer aus der Schweiz und Gründer der Swiss Sales Academy. Seit 2010 trainiert er B2B-Verkaufsteams in Neukundengewinnung und C-Level Selling. Seit 2020 ist er jedes Jahr Forbes-zertifiziert. Zu seinen Referenzkunden zählen Microsoft, PostFinance, Shell und USM. Sein Fokus: Was im Verkauf wirklich funktioniert. Kein Theater. Klartext.
Buch dir 30 Minuten und wir finden heraus, wie viel Verkaufszeit in deinem Team gerade verloren geht.
Viel Erfolg und happy selling, Dieter Menyhart
Fazit
P.S.: Nächste Woche zeige ich dir, warum «der Wettbewerb ist billiger» kein Preisproblem ist, sondern ein Verkaufsproblem. Und wie du es drehst.
