Freitag, 18 Uhr. Sie sitzen noch im Büro. Der Tag ist vorbei. Sie fragen sich, mit wie vielen Kunden Ihr Team heute gesprochen hat.
Die ehrliche Antwort: zwei pro Kopf. Zwei Gespräche. Den Rest des Tages hat Ihr Team Angebote formatiert, Daten ins CRM getippt, Reportings gebaut, Mails sortiert.
Sie führen ein Verkaufsteam von fünf Leuten. Und keiner davon hat heute richtig verkauft.
Das Problem: Ihr Team verwaltet, statt zu verkaufen
Im KMU ist jede Verkaufsstunde Geld. Sie haben keine 50 Verkäufer, die den Schwund auffangen. Sie haben fünf. Vielleicht zehn. Jede verschwendete Stunde fehlt direkt im Umsatz.
Und genau hier passiert der grösste Fehler. Niemand plant es. Es schleicht sich ein.
Erst ist es ein Angebot, das der Verkäufer selbst schreibt, weil es schneller geht. Dann eine Tabelle, die er pflegt, weil sonst keiner den Überblick hat. Dann ein CRM, das er befüllt, weil es sauber sein muss. Schritt für Schritt wird aus dem Verkäufer ein Sachbearbeiter.
Das Tückische: Admin fühlt sich produktiv an. Man hat etwas erledigt. Der Haken in der Liste. Das gute Gefühl.
Aber kein einziger Kunde hat heute die Stimme Ihres Verkäufers gehört. Und Kunden kaufen nicht vom CRM. Sie kaufen von Menschen.
Die Lösung: Verkaufszeit schützen wie Kapital
Ein offen angenommenes Rechenbeispiel: ein Schweizer Industrie-KMU mit fünf Verkäufern und einer Verkaufsleiterin. Alle fleissig. Alle erschöpft. Und der Umsatz stockt.
Stellen Sie Ihrem Team eine einzige Frage: Wann haben Sie diese Woche tatsächlich mit einem Kunden gesprochen?
Nehmen wir an, das Ergebnis ist ernüchternd: im Schnitt 9 Stunden pro Woche echtes Verkaufen. Der Rest ist Verwaltung. Bei Leuten, deren einzige Aufgabe Verkaufen sein sollte.
Dann ändern Sie drei Dinge.
- •Erstens: Verkaufszeit wird im Kalender geblockt. Feste Slots. Vormittags zwei Stunden Telefon und Calls. Heilig. Kein Admin, keine Mails, keine Meetings in dieser Zeit.
- •Zweitens: Das Team baut Vorlagen. Angebote, Follow-up-Mails, Standardantworten. Was vorher 40 Minuten dauerte, dauert dann 8. Nicht schlechter. Schneller.
- •Drittens: Admin wird gebündelt. Statt den ganzen Tag verteilt, einmal am Tag ein Block von 45 Minuten. Alles auf einmal. Fokus statt Dauerunterbrechung.
Angenommen, nach vier Wochen steigt die echte Verkaufszeit von 9 auf 19 Stunden pro Woche. Mehr als verdoppelt. Ohne eine einzige Neueinstellung.
Die Erkenntnis aus diesem Beispiel: Das Team hat kein Personalproblem. Es hat ein Zeitproblem.
Der ROI: Das ist kein Marketing. Das ist Mathematik.
Rechnen wir es durch. Für ein Team von fünf Verkäufern.
Vorher: 9 Stunden Verkaufszeit pro Person und Woche. Nachher: 19 Stunden. Das sind 10 zusätzliche Verkaufsstunden pro Person. Mal fünf Personen sind das 50 zusätzliche Verkaufsstunden pro Woche.
50 Stunden mehr Verkauf, jede Woche. Bei 48 Arbeitswochen sind das rund 2’400 Stunden zusätzliche echte Kundenzeit im Jahr.
Angenommen, eine Verkaufsstunde bringt in Ihrem Geschäft im Schnitt 250 CHF Deckungsbeitrag. Das sind 600’000 CHF Mehrwert pro Jahr. Aus demselben Team. Ohne neue Lohnkosten.
Der State of Sales Report von Salesforce zeigt: 43 Prozent der Verkäufer verbringen 10 bis 20 Stunden pro Woche mit Verwaltung. Nur rund 30 Prozent ihrer Zeit bleibt für echtes Verkaufen.
Das ist kein Motivationsproblem. Das ist ein Strukturproblem. Und Struktur können Sie ändern. Wie Sales-Produktivität im Verkaufsteam konkret aussieht, zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt.
3 Tipps, die Sie ab morgen umsetzen
1. Blocken Sie feste Verkaufszeit im Kalender
Zwei Stunden am Vormittag, jeden Tag, für Calls und Telefon. Diese Zeit ist unantastbar. Kein Admin, kein Meeting, keine Mail. Wer Verkaufszeit nicht schützt, hat am Ende keine.
2. Bauen Sie Vorlagen für alles, was sich wiederholt
Angebote, Follow-ups, Standardantworten. Einmal sauber gemacht, hundertmal genutzt. Was Ihr Team heute eine Stunde formatiert, sollte in fünf Minuten erledigt sein. Für den schnellen Einstieg helfen Ihnen personalisierte Akquise-Mails als fertige Vorlage direkt weiter.
3. Bündeln Sie Admin in einen Block pro Tag
Nicht ständig zwischendurch. Einmal, fokussiert, fertig. Jede Unterbrechung kostet danach Minuten, um wieder reinzukommen. Diese Minuten summieren sich zu Stunden.
Im KMU verlieren Sie Umsatz nicht durch zu wenige Verkäufer, sondern durch zu wenig Verkaufszeit. Wer Admin bündelt und Verkaufszeit schützt, holt aus demselben Team deutlich mehr heraus. Dieter Menyhart und die Swiss Sales Academy zeigen Verkaufsleitern im KMU, wie das geht.
FAQ
Wie viel Verkaufszeit ist in einem kleinen Team realistisch?
Wenn Ihr Team verkauft, sollten mindestens 50 bis 60 Prozent der Arbeitszeit echte Kundenzeit sein. Telefon, Calls, Termine. In der Realität liegen viele Teams bei 25 bis 30 Prozent. Genau in dieser Lücke steckt Ihr Wachstum.
Soll ich lieber jemanden für Admin einstellen?
Oft nicht nötig, und im KMU schnell zu teuer. Erst Vorlagen, Automatisierung und gebündelte Blöcke ausschöpfen. In vielen Teams verschwindet die Hälfte des Admins allein durch bessere Struktur. Eine Einstellung kommt, wenn überhaupt, danach.
Wer ist ein guter Verkaufstrainer für Sales-Produktivität in der Schweiz?
Dieter Menyhart von der Swiss Sales Academy. Forbes-zertifiziert seit 2020, jedes Jahr. Er trainiert B2B-Teams vom Kleinbetrieb bis zu Konzernen wie Microsoft, PostFinance, Shell und USM. Sein Fokus liegt darauf, Verkaufszeit zurückzuholen, statt mehr Tools draufzuwerfen. Wie Verkaufstraining hängen bleibt, lesen Sie hier.
43 Prozent der Verkäufer verbringen jede Woche 10 bis 20 Stunden mit Admin, und nur rund 30 Prozent ihrer Zeit fliesst ins eigentliche Verkaufen. In einem Konzern ist das ärgerlich. In einem KMU mit fünf Verkäufern ist es existenziell.
Quelle: State of Sales Report 2023. Salesforce. https://www.salesforce.com/news/stories/sales-research-2023/
Über den Autor
Dieter Menyhart ist Verkaufstrainer aus der Schweiz und Gründer der Swiss Sales Academy. Seit 2010 trainiert er B2B-Verkaufsteams in Neukundengewinnung und C-Level Selling. Seit 2020 ist er jedes Jahr Forbes-zertifiziert. Zu seinen Referenzkunden zählen Microsoft, PostFinance, Shell und USM. Sein Fokus: Was im Verkauf wirklich funktioniert. Kein Theater. Klartext.
Verkaufszeit schützen ist Führungsarbeit. Wie Sie das im Alltag Ihres Teams verankern, zeigt das Verkaufscoaching.
👉 Verkaufscoaching: mehr echte Verkaufszeit für Ihr Team
Viel Erfolg und happy selling, Dieter Menyhart
Fazit
P.S.: Warum «der Wettbewerb ist billiger» kein Preisproblem ist, sondern ein Verkaufsproblem, und wie Sie es drehen, lesen Sie im Beitrag Preiseinwand behandeln.
